Bueno, vamos a por otro maravilloso post.
El plan es el siguiente: Tras dos años usando Obsidian como gestor de notas tanto de mi trabajo como de mi casa (con diferentes resultados) he llegado a un punto de madurez en el que me sorprendo a mí mismo.
Siempre he sido partidario, y ya lo he mencionado en otros posts, de apuntarlo todo. ¡Pero qué locura ha sido el descubrimiento de Obsidian para mí! A día de hoy, y con más de 2000 notas escritas en el trabajo, creo que estoy en el momento de presentar el monstruo que he creado.
Vayamos por partes:
- Cómo tengo organizado mi Obsidian (carpetas).
- Qué plugins estoy utilizando (y cuáles no tanto).
- Cuáles son las templates que he creado (las compartiré en otros blog posts).
- Cómo son las dinámicas de mi trabajo.
- Cómo he conseguido lo que yo considero el peak de mi productividad.
1. Cómo tengo organizado mi Obsidian
Empecemos por lo básico: tengo una carpeta Assets donde van todas las capturas de pantalla (WIN+SHIFT+S) que hago para ilustrar mis notas. También ha caído algún PDF, pero ya veremos más adelante que ya no lo necesito.
Siguiente carpeta importante: la Daily. De lo primerico que tienes que configurar para que no se te llene la barra lateral de notas diarias (prometido que tengo una por día desde hace casi tres años).
Ahora viene la mandanga buena: Projects, Resources y Team.
Empecemos con Projects. A día de hoy literalmente un cajón de sastre con 3 subcarpetas (E2E, BIG, Small). Da igual dónde metas las notas porque ya no hay diferencia por carpetas en mi mente. La única que sí tiene cierta lógica es la de E2E que luego explicaré.
Digo que no tiene ninguna lógica porque desde que tengo todos los proyectos y tareas categorizados en las propiedades de las notas y recogidos en Obsidian Bases ya no abro las carpetas para nada. Intento mandar a Small las chorradas pero en fin... son ya manías.
La carpeta Resources, como su nombre indica, es la carpeta de consulta. Aquí hay contraseñas menores, descripción de automatizaciones que he hecho en Power Automate, definiciones, código bueno, código de macros de Excel... recursos que viene bien tener a mano. No tienen su Obsidian Base pero será la siguiente en caer.
Team: tengo una nota por cada compañero de mi equipo con sus tareas, así a grosso modo. Es bastante útil. También guardo aquí las evaluaciones tanto las mías como las suyas. Cuando les menciono en alguna nota lo hago creándoles el link a su nota con su nombre en la carpeta Team (me adelanté a la IA haciendo esto).
Queda una sola carpeta más => Templates que contiene:
- Templates de Reuniones
- Daily
- Project Y ya.
Os podéis ir haciendo una idea de hacia dónde va la cosa: trabajar poco... no, trabajar eficientemente.
2. Plugins que estoy utilizando
La magia de Obsidian y mi vault, no os va a sorprender. Como veréis, nada del otro mundo:
- Tasks: esta es la que más me gusta y la uso más que a diario. Crear tareas de una línea con el hotkey (
ctrl+shift+enter=> Toggle task) es una maravilla. Pongo due dates, start dates y priority y con eso vas que chutas para llevar el seguimiento. - Calendar: vital para revisar las dailys e ir creando tareas, ver qué semana es... es bonito.
- Dataview: que ya no uso.
- Excalidraw (GOD).
- Iconize (prescindible).
Pues eso es todo. También está Copilot con Ollama y tal, pero va lentísimo en mi PC, lo habré usado en total 4 veces.
- Paste URL into selection: no sé qué hace pero ahí sigue.
3. Templates
Aquí sí que ya empezamos con el salseo, pero en el punto 4 es donde todo se une.
Tengo cientos de reuniones y por ello esto va muy enfocado a mantener control sobre las mismas. Para ello diseñé estas miserables properties:
Meeting:
- Control_tower
week: 25W50
tags:
- Meeting
Project:
- "[[GOMM monthly kpi]]"
Person:
- Koldo
- Ramon
- Alvaro
Son más o menos las mismas para todas. Va cambiando la meeting en función de cuál sea, pero con las bases de Obsidian te ayuda a ver qué reuniones has tenido y quién ha asistido. Queda todo apuntado y con las tareas que creé en esta nota y este script que tengo en mi daily...
```tasks
not done
due after yesterday
due before in 7 days
```
...Mantengo un control férreo sobre las acciones pendientes de cada una de ellas. No hace falta mucho más, en algunas hay plantillas por temas a tratar o departamentos pero no me complico la vida.
4. Cómo son las dinámicas de mi trabajo
Aquí es donde el sistema demuestra si vale o no vale. Mi calendario es un tetris de reuniones semanales, bisemanales y mensuales, y si no tienes un flujo claro, te comen.
Para las reuniones de seguimiento (Recurring Meetings): Uso templates predefinidos. La clave no es solo tomar notas, es qué pasa después. Tengo un MoM (Minutes of Meeting) diseñado que, al terminar la reunión, ejecuta un script (de Dataview). ¿Qué hace? Me genera automáticamente dos tablas:
- Tareas cerradas esta semana (para reportar progreso).
TABLE WITHOUT ID
regexreplace(Tasks.text, "\[.*$", "") AS Task,
"✅" AS Status,
Tasks.start AS "Start Date",
Tasks.due AS "Due Date",
Tasks.completion AS "Closed Date",
regexreplace(Tasks.text, ".*?(⏫|🔼|🔽).*", "$1") AS "Priority",
file.link AS "File"
FROM "Projects/E2E"
WHERE file.tasks
FLATTEN file.tasks AS Tasks
WHERE Tasks.completed
AND Tasks.completion
AND Tasks.completion >= date(today) - dur(7 days)
SORT Tasks.completion DESC
- Temas pendientes ordenados por antigüedad (para que nada se pudra en el olvido).
TABLE WITHOUT ID
regexreplace(Tasks.text, "\[.*$", "") AS Task,
"❌" AS Status,
Tasks.start AS "Start Date",
Tasks.due AS "Due Date",
Tasks.completion AS "Closed Date",
regexreplace(Tasks.text, ".*?(⏫|🔼|🔽).*", "$1") AS "Priority",
file.link AS "File"
FROM "Projects/E2E"
WHERE file.tasks
FLATTEN file.tasks AS Tasks
WHERE !Tasks.completed
Estas tablas recogen todas las tareas de la carpeta de la reunion, asi que sin importar cuando la haya creado saldra en la nota MoM. no tengo que preocuparme por redactarla, copiar en formato html y pegar al mail. Si me dejaran usar agentes de IA en el trabajo se haría solo...
Para los 1:1 (Jefes y Equipo): Aquí mi mejor amigo es la función de Split Screen. Abro la nota de la semana pasada (ej. WN-1) a la izquierda y la nota de esta semana a la derecha. Repaso punto por punto lo que teníamos pendiente y anoto lo nuevo. Nada se escapa.
Proyectos y "Fuegos": No todo son tareas pequeñas de check rápido.
- Proyectos: Todos van enlazados mediante una propiedad YAML llamada
Project. - Grandes Tareas (Fuegos): Estas no son simples checkboxes. Son notas independientes que enlazo al proyecto con
[[Nombre del Proyecto]]a través de otra propiedad.
Para gestionarlo todo, utilizo Obsidian Bases (mis tablas de control). Tengo bases para reuniones, proyectos y para estos "fuegos" (urgencias o tareas complejas). Ahí controlo fechas de apertura, status, prioridades, etc. Es mi cuadro de mandos real.
5. Cómo he conseguido el peak de mi productividad (y hacia dónde voy)
La conclusión a la que he llegado tras dos años puliendo este monstruo es sencilla: la productividad no es solo hacer más cosas por minuto, es eliminar el ruido mental y ahora, apalancar la inteligencia artificial.
Mi "peak" de productividad actual se basa en dos pilares:
A. La paz mental (El pasado):
- Cero ansiedad por olvidar algo: Si no está en Obsidian, no existe.
- Contexto inmediato: No busco en correos infinitos. Tengo el historial completo de cualquier proyecto o decisión de hace 6 meses en segundos.
B. El Superpoder: Mi Segundo Cerebro con IA (El futuro es hoy): Aquí es donde la cosa se pone seria. Teniendo todo digitalizado y estructurado, he empezado a conectar agentes de IA (como Microsoft Copilot en la oficina y Gemini CLI en casa) a mi vault. El resultado es abrumador: La IA sabe más de mi trabajo que yo mismo.
Puede escanear mi biblioteca completa de notas (dos años de conocimiento) al instante. Esto ha cambiado las reglas del juego:
- Análisis instantáneo: En lugar de revisar 20 notas para recordar el estado de los proyectos, le pido a la IA: "Calcula la ejecución de todos los proyectos del Q4 basándote en mis últimas notas de seguimiento".
- Estrategia y KPIs: He generado el análisis de mis objetivos (Targets) de 2025 y la proyección para 2026 en minutos. La IA extrajo los datos, el estado real y propuso los siguientes pasos en formato texto y PPT.
- Brainstorming con contexto: Ya no empiezo de cero. Le pido que me sugiera KPIs basados en los problemas recurrentes que he anotado en mis dailys durante el último año.
¿Qué es lo próximo? Integraciones Agénticas Las posibilidades son ilimitadas. Ya no tengo que recordar, solo tengo que pedir. Mis siguientes pasos para exprimir esto al máximo son:
- Gemini CLI / Local LLMs: Seguir usando agentes de terminal para refactorizar mis notas masivamente o extraer insights de carpetas específicas sin subir datos a la nube pública.
- Copilot Studio Agents: Crear agentes personalizados que tengan acceso de lectura a mi vault y permisos para escribir correos o crear eventos. Imaginad un agente que lee el acta de la reunión y automáticamente agenda los seguimientos en el calendario de los asistentes.
- Chat con tus Datos: Perfeccionar el RAG (Retrieval-Augmented Generation) para "chatear" con mi yo del pasado y detectar patrones de comportamiento o cuellos de botella en mi gestión que yo no veo, pero la IA sí.
Obsidian ha dejado de ser una herramienta para tomar notas. Se ha convertido en mi base de datos de conocimiento personal, y la IA es el motor que la explota. Sinceramente, no sé cómo trabajaba antes sin esto.